Obudź w sobie rekina biznesu

Tradycyjny obieg faktur w firmie często rodzi wiele różnego rodzaju problemów. Przede wszystkim będzie wymagać dość sporej pracy ludzi z kilku działów, ale też jest czasem powodem sporego zamieszania. Faktury przychodzą do firmy różnymi drogami. Część z nich jest dostarczana razem z towarem do działu zakupów albo magazynu, część dochodzi listownie do sekretariatu, a część może dostać księgowość bezpośrednio na maila. Tak duży rozrzut miejsc powoduje, że dokumenty zaczynają często wędrować bez potrzeby między działami, czasami się gubią i tak naprawdę jest z nimi spore zamieszanie.

Najlepiej nawet zorganizowana obsługa faktur w tradycyjnej wersji może nie ustrzec od takich kłopotów, a poza tym zabiera sporo cennego czasu pracowników, którzy mogliby zająć się czymś innym zamiast poszukiwać zagubionych papierów - zerknij. Dlatego też firmy decydują się coraz częściej na poprawę w jakiś sposób procesów związanych z rejestracją i przetwarzaniem faktur, a ze wsparciem będą im przychodzić nowoczesne technologie.

Jednym z bardzo chętnie stosowanych rozwiązań tego typu są programy do cyfrowej obsługi i archiwizacji dokumentów. Wszystkie faktury na papierze, jakie się pojawią w firmie są przede wszystkim skanowane i przetwarzane na postać cyfrową.

Zaintrygował Cię ten artykuł? Jeśli tak, to śmiało sprawdź także ten link. Podobne informacje zobaczysz również tutaj leasing online.

Odbywa się to na zaawansowanych skanerach, umożliwiających odczyt tekstu z wydrukowanych kartek. Obecnie rozpoznanie faktur jest na wysokim stopniu zaawansowania, nowoczesne algorytmy radzą sobie bardzo dobrze z tekstem a ich skuteczność przedstawia się na poziomie nawet do dziewięćdziesięciu procent - wejdź. Tym sposobem zmniejsza się znacząco ilość pracy ludzkiej, przy równoczesnym zachowaniu należytej jakości. Pozostałe dziesięć procent nieprzeczytanych dokumentów wykonywane będzie przez pracowników, a później tak przetworzone faktury trafiają dalej.

Można między innymi zrobić integrację z systemem ERP, do jakiego zostaną załadowane całościowe informacje o zakupie, wraz ze skanem faktury. Dzięki temu wszystko będzie od razu dostępne dla odpowiednich działów, i praktycznie od momentu zeskanowania można będzie dalej z dokumentem pracować.